W sprawie wykonywania obowiązku informacyjnego względem uczestników postępowań konkursowych organizowanych przez Zagozda sp. z o.o. z dnia 29 sierpnia 2010 r.

Pracownicy zobowiązani są do podjęcia następujących kroków poprzedzających wybór wykonawcy:

• Szacowanie wartości zamówienia,
• Upublicznienie zapytania ofertowego dla podmiotu niepodlegającego zapisom ustawy prawo zamówień publicznych,
• Opracowanie zakresu zapytania ofertowego (powyżej 50 tys. zł.),
• Ocenienie ryzyka konfliktu interesów,
• Przygotowanie dokumentacji z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia,
• Upublicznienie informacji o udzielonym zamówieniu (zgodnie z zasadą konkurencyjności).

2. Pracownicy odpowiedzialni za wybór wykonawców zobowiązani są dokonania wyboru oferty najkorzystniejszej ekonomicznie.

2. Celem zapewnienia wyboru najbardziej ekonomicznej oferty spółka ogłasza nabory ofert na zlecenia za pomocą procedury konkursowej.

3. Celem zapewnienia konkurencyjności pomiędzy wykonawcami spółka ogłasza zapytania ofertowe w miejscu publicznym siedziby oraz wysyła do wszystkich potentjalnych wykonawców za pomocą strony internetowej.

4. Celem zapewnienia konkurencyjności pomiędzy wykonawcami wszyscy wykonawcy w jednym czasie uzyskują jednolity dostęp do informacji o postępowaniu konkursowym uzyskujac informacje w szczególności dotyczące:

• przedmiotu wraz z opisem zamówienia,
• oczekiwanej dacie wykonania zamówienia,
• istotnych warunkach realizacji zamówienia,
• istotnych warunkach technicznych zamówienia,
• budżecie przewidzianym na wykonanie zamówienia,
• akceptowalnej dacie i formie przesyłania ofert,
• dokumentach dodatkowych wymaganych wraz z ofertą,
• szablonie przewidzianym dla składanych ofert,
• sposobie oceny ofert przez zamawiającego,
• wartości punktowej składnika oceny oferty,
• dacie rozstrzygnięcia postępowania,
• sposobie ogłoszenia rozstrzygniecia

5. W celu zachowania zasady przejrzystości, w przypadku pytań potencjalnych wykonawców pracownicy zobowiązani są do informowania potencjalnych wykonawców w formie pisemnej starając się możliwie odpowiedzieć na pytania wykonawców w kontekście informacji już opublikowanych na stronie, np. w kwestiach prawnych, finansowych a przede wszystkim technicznych – odsyłając pytających do strony internetowej spółki, gdzie umieszczono te informacje w ramach warunków postępowania konkursowego.

6. W celu zachowania zasady przejrzystości, wszystkie odpowiedzi na zapytania wykonawców powinny być udzielane w formie pisemnej a następnie bezzwłocznie publikowane na stronie internetowej w celu urzeczywistnienia jednolitego dostępu do tych samych informacji przez wszystkich wykonawców, chyba że pytanie wykonawcy zostało już wcześniej zamieszczone na stronie internetowej.

7. W celu zapewnienia bezstronności postępowania, a także jego przejrzystości wszystkie zapytania ofertowe zatwierdza komisja konkursowa przy udziale prezesa zarządu spółki w formie pisemnej.

8. W celu zapewnienia bezstronności postępowania, a także jego przejrzystości wszystkie postępowania ofertowe zatwierdza komisja konkursowa przy udziale prezesa zarządu spółki w formie pisemnej.

9. W celu zapewnienia konkurencyjności oraz bezstronności postępowania, wszystkie odstępstwa od zasad przyjętych w niniejszej uchwale wymagają odnotowania w systemie notatek służbowych w formie pisemnej.

10. Celem zapewnienia zasady efektywności ekonomicznej, pracownik odpowiedzialny za prowadzenie danego zamówienia zobowiązany jest do wysłania zapytań ofertowych do wszystkich potencjalnych wykonawców za pomocą strony internetowej, a także rozesłania zapytań imiennych do trzech wybranych wykonawców.

11. Celem zapewnienia zasady efektywności ekonomicznej, postępowania w których nie wyłoniono wykonawcy wybiera się ofertę najbliższą przewidzianemu budżetowi postępowania, a zasadę konkurencyjności uznaje się jako spełnioną.

Sposób właściwego szacowania wielkości zamówienia opisują wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków na potrzeby funduszy unijnych odpowiednio dla danego działania. W szczególności zabrania się one zaniżania wartości szacunkowej zamówienia lub dokonywania jego nieuzasadnionego podziału skutkującego takim zaniżeniem. Przy tym, ustalając wartość zamówienia należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia następujących przesłanek: – usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie, – możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie, – możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę. W przypadku udzielania zamówienia w częściach (z określonych względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych), wartość zamówienia ustala się jako łączną wartość poszczególnych jego części. Wartość szacunkowa zamówienia jest wartością netto, tj. bez VAT. Wyniki szacowania podlegają opublikowaniu na stronie internetowej oraz biuletynie w miejscu widocznym w biurze.

Ogłaszając postępowanie konkursowe należy zwrócić uwagę na dołożenie starań w celu zapewnienia bezstronności uczestników postępowania. Osoby wykonujące w imieniu zamawiającego czynności związane z procedurą wyboru wykonawcy, w tym biorące udział w procesie oceny ofert, nie mogą być powiązane osobowo lub kapitałowo z wykonawcami, którzy złożyli oferty. Powinny być to osoby bezstronne i obiektywne.